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Hasta hace un tiempo cuando usted escuchaba la palabra oficina pensaba en una habitación con un escritorio y sobre el mismo: el diario, sobres, carpetas y muchos papeles, y además varias sillas y varios archiveros con muchas carpetas y muchos papeles.
En la actualidad el concepto oficina incluye una computadora electrónica sobre el escritorio. Entonces cabe preguntar, usted en su oficina, ¿utiliza apropiadamente la computadora? Si usted sigue teniendo muchos papeles sobre el escritorio y muchos archiveros, la respuesta es "no".
Pero analicemos en detalle su situación particular:
¿Cuánto tiempo hace que utiliza el procesador de textos para escribir su curriculum vitae, sus contratos, sus convenios, sus proyectos empresariales, sus informes anuales y demás documentos? ¿Cinco, diez, o tal vez más años? Pues bien, durante todo ese tiempo estuvo escribiendo documentos electrónicos.
¿Cuánto pasó desde que envió su primer e-mail o correo electrónico? Y sinceramente, en la gran mayoría de los casos, el uso del correo electrónico ¿no es más fácil, más cómodo y más rápido que el correo postal?
¿Cuántas veces se enteró de las últimas noticias leyendo un diario on-line o diario electrónico? Seguramente ya sabrá cuales son las ventajas de este sistema: 1) puede leer sólo las noticias que le interesan ; 2) puede imprimir o grabar en su disco para consultarla más adelante; 3) puede ahorrar en la compra de la versión impresa si ese día el diario no tiene noticias interesantes; 4) puede enviar un vínculo a esa noticia en un e-mail para que la lea un amigo, familiar, empleado, gerente o director.
¿Cuántas veces presentó una idea, proyecto o informe utilizando el programa Power Point? Ello constituye una presentación electrónica, con la ventaja de incluir animaciones, efectos de sonido y de texto que facilitan la explicación y permiten que la audiencia se lleve la presentación en un disquete o la reciba vía e-mail.
¿Cuántas veces leyó una revista o un libro en formato PDF, utilizando el programa Acrobat Reader o MS Reader? Se trata de revistas electrónicas y de libros electrónicos, más conocidos como e-books. Este formato además de ser compacto, facilita notablemente la lectura y mantiene una alta calidad de impresión.
¿Cuántas veces recurrió a uno de los programas educativos en CD-ROM de sus chicos para buscar información acerca de política, economía, historia o geografía mundial? Se trata de enciclopedias electrónicas que son útiles tanto para los estudiantes como para los empresarios.
¿Cuántas veces se suscribió a los servicios gratuitos de algunos sitios web completando un formulario con sus datos? Se trata de formularios electrónicos, un sistema que simplifica y agiliza la carga de datos y el posterior análisis de los mismos, del que muchas empresas y organismos del estado aún no tomaron nota.
¿Cuántas veces escuchó hablar del formato MP3 o escuchó sus temas favoritos en ese formato con su computadora? Las canciones en formato MP3 son canciones electrónicas en un formato comprimido que posibilita el envío por Internet sin perder calidad.
¿Cuántas veces participó de conferencias utilizando un programa de chat o un programa de videoconferencias on-line y una cámara web? Se trata de auténticas conferencias electrónicas, que permiten estar conectado con varias personas al mismo tiempo y a bajo costo. Ello le evita muchos viajes de larga distancia con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
¿Cuántas veces buscó información en Internet y encontró cientos y miles de sitios? Pues bien, Internet es la Biblioteca electrónica de la Humanidad. Donde podrá encontrar notas, comentarios, artículos, encuestas, debates, fotografías, dibujos, planos, sonidos, animaciones, música, informes, proyectos, diarios, revistas, libros y videos en diversos formatos electrónicos.
Pues bien, si desde su oficina o empresa ya experimentó y trabajó con documentos, correos, presentaciones, enciclopedias, diarios, revistas, libros y formularios electrónicos, entonces usted ya dispone de una oficina electrónica.
En todo caso, es probable que le falte es una metodología de trabajo electrónico que le permita aprovechar al máximo sus capacidades de procesamiento electrónico. En la mayoría de las empresas y organismos del estado dichas capacidades están sub-aprovechadas y muchas veces realizan inversiones innecesarias en hardware cuando lo que realmente falta es análisis, reoganización y capacitación.
ei-forms, empresa especializada en el desarrollo de formularios electrónicos inteligentes, lo puede informar acerca de las ventajas de los formularios electrónicos y asesorar en el diseño de una metodología de trabajo electrónico a su medida.
Consúltenos a: info@ei-forms.com
La presente nota puede ser reproducida, siempre que se mencione la fuente. El equipo de ei-forms